Het korte antwoord
Sinds 1 januari 2026 moet bijna elke factuur tussen twee btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn een gestructureerde elektronische factuur zijn in het Peppol BIS-formaat, uitgewisseld via het Peppol-netwerk en een erkende Peppol-dienstverlener (een access point). Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Elk btw-plichtig bedrijf moet zulke facturen ook kunnen ontvangen, ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. De belangrijkste uitzonderingen zijn ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten en buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België. Wie de technische middelen niet heeft om te verzenden en te ontvangen, riskeert 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 bij een tweede en 5.000 bij elke volgende; de tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026. E-reporting van factuurgegevens aan de fiscus staat gepland vanaf 2028.
Alles hieronder komt van de e-facturatiesite van de FOD Financiën (efactuur.belgium.be), de FAQ en de wetteksten waarnaar die verwijst, gelezen op 1 oktober 2026. Algemene informatie, geen fiscaal advies.
Wie moet meedoen
Zijn zowel de leverancier als de klant Belgische btw-plichtige ondernemingen, dan moet de factuur tussen hen gestructureerd zijn. De FOD Financiën zegt het zo: hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor uw onderneming. De basis is de wet van 6 februari 2024, en de regel geldt voor elke factuur die vanaf 1 januari 2026 wordt opgemaakt, ook voor werk uit 2025. Of een bedrijf btw-plichtig is, is openbaar: in de KBO staat onder "Hoedanigheden" de vermelding "Onderworpen aan btw" met een datum. Zo werkt het Belgische ondernemingsnummer legt uit hoe dat nummer samenhangt met het btw-nummer.
Situatie | Moet gestructureerd verzenden | Moet kunnen ontvangen |
|---|---|---|
Btw-plichtig bedrijf gevestigd in België | Ja | Ja |
Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro per jaar) | Ja | Ja |
Forfaitaire btw-regeling (artikel 56, dooft uit uiterlijk op 1 januari 2028) | Nee | Ja |
Gefailleerde btw-plichtige | Nee | Niet vrijgesteld |
Alleen vrijgestelde handelingen onder artikel 44 van het Btw-Wetboek | Nee | Nee |
Buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België, ook met een Belgisch btw-nummer | Nee | Nee |
Bedrijf dat alleen aan particulieren verkoopt | Nee, voor die verkopen | Ja, van zijn leveranciers |
Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling vallen er minstens voor het ontvangen onder. Buiten de verplichting blijft een pdf geldig: verkopen aan consumenten, internationale facturen en elke transactie waarbij een van beide partijen niet btw-plichtig is. Voor facturen aan de overheid gelden aparte regels: e-facturatie is verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024, in de regel vanaf 3.000 euro excl. btw.
Wat telt als gestructureerde e-factuur
De btw-wetgeving kent twee soorten elektronische facturen. Een "gewone", zoals een pdf, heeft een vrije opmaak. Een gestructureerde factuur wordt opgemaakt, verzonden en ontvangen in een vorm die software kan verwerken zonder dat iemand ze overtypt. Alleen die tweede voldoet aan de verplichting.
Formaat. De factuur moet de Europese norm EN 16931 volgen, in de praktijk het Peppol BIS-formaat. Een ander formaat mag alleen als beide partijen akkoord gaan en het ook aan EN 16931 voldoet; de FOD Financiën raadt een schriftelijk akkoord aan.
Kanaal. Peppol, tenzij beide partijen iets anders afspreken. Een klant kan je niet verplichten om via zijn eigen portaal te factureren zonder jouw toestemming.
Creditnota's. Een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, is zelf gestructureerd en gaat ook via Peppol.
Bijlagen en pdf-kopieën. Bijlagen reizen mee in hetzelfde bericht, niet via een aparte e-mail. Een pdf-kopie is optioneel, en de ontvanger mag een factuur niet weigeren omdat die ontbreekt.
Hoe het model met access points werkt
Een bedrijf kan zich niet zelf op Peppol registreren. Het sluit aan via een erkende Peppol-dienstverlener, een access point, meestal ingebouwd in facturatie-, boekhoud- of ERP-software. De FOD Financiën vergelijkt het met een telefoonnetwerk: eenmaal aangesloten bereik je iedereen die aangesloten is, bij welke dienstverlener ook. De FOD BOSA is sinds 1 januari 2016 de Belgische Peppol-autoriteit.
Je adres op het netwerk is je Peppol-ID. Elk Belgisch bedrijf moet minstens geregistreerd zijn onder zijn ondernemingsnummer (schema 0208), en dienstverleners zijn contractueel verplicht om dat te doen. Wil je een bepaald bedrijf nagaan, lees dan hoe je checkt of een Belgisch bedrijf op Peppol zit.
Boetes en de tolerantieperiode
De bestaande btw-boetes voor ontbrekende, laattijdige of foute facturen gelden nu ook voor gestructureerde facturen. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voegde een boete toe voor wie niet over de technische middelen beschikt om ze uit te reiken en te ontvangen: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende. Een overtreding telt pas als herhaling als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld.
De FOD Financiën legde van januari tot en met maart 2026 geen sancties op voor de nieuwe verplichting aan bedrijven die konden aantonen dat ze tijdig en redelijk stappen hadden gezet, en sloot een algemeen uitstel uit. Voor selfbilling gold flexibiliteit tot 30 juni 2026 als de softwareleverancier de functie nog aan het bouwen was. Ook de klant loopt risico: om btw af te trekken op een aankoop binnen de verplichting heb je in principe de gestructureerde factuur nodig, met een uitzondering volgens het principe substance over form als de materiële voorwaarden vervuld zijn.
Wat het kost
De overheid biedt geen gratis centrale toepassing aan, en de FOD Financiën legt uit dat dat een bewuste keuze is voor een marktgedreven model. Hermes, de dienst van BOSA die Peppol-facturen omzette naar pdf, wordt volgens BOSA herbekeken; verschillende e-facturatieaanbieders melden dat hij eind 2025 is stopgezet.
De lijst van de FOD Financiën. De FOD Financiën publiceert een lijst van conforme software voor eindgebruikers, laatst bijgewerkt op 26 juni 2026; in mei 2025 telde die al meer dan 250 toepassingen. Een vermelding is geen aanbeveling en de lijst is niet volledig. Kijk na of je keuze zowel verzendt als ontvangt.
Gratis of inbegrepen. Voldoen kan niets kosten als het in je boekhoudsoftware of bankpakket zit, merkt de FOD Financiën op. Odoo zegt dat zijn access point gratis en onbeperkt verzenden en ontvangen aanbiedt (wat Odoo kost). Teamleader Focus verzendt Peppol-facturen in elk pakket, maar ontvangt ze pas vanaf GROW (Teamleader Focus prijzen).
Fiscale steun. Voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen 120% aftrekken van abonnementen op facturatiepakketten en advieskosten voor de verplichting, op voorwaarde dat de meerkost voor e-facturatie apart op de factuur staat. De investeringsaftrek voor digitale investeringen steeg op 1 januari 2025 naar 20%.
De volgende stap: e-reporting vanaf 2028
Voorlopig gaan er geen factuurgegevens naar de fiscus. Volgens de FAQ van de FOD Financiën staat near real-time rapportering in het federale regeerakkoord met 2028 als timing, en vervangt ze de jaarlijkse klantenlisting. Op 18 juli 2026 keurde de federale regering een voorontwerp van wet goed met 1 januari 2028 als start, waarbij zowel leverancier als klant rapporteren, volgens e-facturatieaanbieders die de samenvatting van de ministerraad citeren. Een voorontwerp is nog geen wet.
Wat het verandert voor wie B2B verkoopt
Het ondernemingsnummer is het adres. Omdat elk Belgisch bedrijf bereikbaar is onder 0208 plus zijn ondernemingsnummer, zegt de FOD Financiën dat je klanten niet om hun Peppol-ID hoeft te vragen. Het nummer in je klantenfiche wordt zo de routeringssleutel. Een fout nummer stuurt de factuur naar een ander bedrijf, dat ze hoort te weigeren, en dan moet jij een creditnota maken.
De btw-status bepaalt het formaat. Of de klant btw-plichtig is, bepaalt of een gestructureerde factuur verplicht is.
Een klant die niet kan ontvangen. Dan mag je een andere methode gebruiken, als jullie een veilig alternatief afspreken. Die factuur is rechtsgeldig, jij voldoet aan je verplichting, en het boeterisico ligt bij de klant.
Stamgegevens stromen door. Maakt je CRM de offerte en je boekhoudtool de factuur, dan moet het ondernemingsnummer ongewijzigd van het ene naar het andere gaan. De CRM-vergelijking voor Belgische kmo's toont welke systemen ook Peppol aankunnen.
Staan er in je CRM bedrijven zonder ondernemingsnummer, of met nummers die niemand heeft nagekeken, zet dat dan recht voor een factuur verkeerd terechtkomt. Bizzy toont Belgische bedrijfsgegevens uit de KBO, waaronder het ondernemingsnummer en het btw-nummer, en koppelt met HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365, Teamleader Focus en Odoo, waarbij je per veld kiest of je lege waarden aanvult of bestaande overschrijft. Je kunt gratis starten.
Twee documenten die onder Peppol anders werken: creditnota's en pro forma- en voorschotfacturen.
Veelgestelde vragen
Is Peppol verplicht in België? Gestructureerde e-facturatie is sinds 1 januari 2026 verplicht voor bijna alle facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, en Peppol is het standaardnetwerk. Een ander kanaal of formaat vraagt het akkoord van beide partijen en moet aan de Europese norm voldoen.
Heeft een bedrijf onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen Peppol nodig? Ja. De FOD Financiën zegt dat de verplichting geldt voor bedrijven die de vrijstellingsregeling gebruiken bij een omzet tot 25.000 euro per jaar.
Wat is de boete als je Peppol niet gebruikt? Voor wie de middelen niet heeft om gestructureerde facturen te verzenden en te ontvangen: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende, bovenop de bestaande factuurboetes.
Bestaat er een gratis Peppol-oplossing in België? Niet van de overheid. Sommige software bevat Peppol zonder meerkost, Odoo bijvoorbeeld, en de FOD Financiën publiceert een lijst van conforme toepassingen zonder er een aan te bevelen.
Foto: het belfort en de lakenhalle van Gent van bovenaf, Michiel Hendryckx, CC BY 3.0, via Wikimedia Commons