Het korte antwoord
Een creditnota is het verbeterend stuk dat je opmaakt wanneer een factuur die je al verstuurde, verminderd of geschrapt moet worden: een fout, een retour, een korting die je achteraf toekent of een geannuleerde bestelling. Het btw-KB nr. 1 (artikel 12) verplicht je te verwijzen naar de factuur die je verbetert. Geeft de creditnota btw terug aan de klant, dan schrijft het KB nr. 4 (artikel 4) de vermelding voor: "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht". Sinds 1 januari 2026 moet een creditnota bij een gestructureerde e-factuur zelf gestructureerd zijn en via Peppol vertrekken, in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur. De oorspronkelijke factuur schrap of hernummer je nooit: je verbetert ze.
Op basis van de btw-KB's nr. 1 en nr. 4, de e-facturatie-FAQ van de FOD Financiën (einvoice.belgium.be) en de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie, gelezen op 1 oktober 2026. Algemene informatie, geen fiscaal advies.
Wanneer maak je een creditnota op?
Een uitgereikte factuur blijft in je boek van uitgaande facturen staan; elke latere wijziging loopt via een apart stuk. De gewone gevallen:
Een fout op de factuur. Verkeerde prijs, hoeveelheid, btw-tarief of klant. Je crediteert de foute factuur volledig of gedeeltelijk en maakt waar nodig een nieuwe, correcte factuur.
Teruggestuurde goederen. De klant stuurt een levering geheel of gedeeltelijk terug. Je crediteert wat terugkwam.
Een korting achteraf. Een eindejaarskorting of een commercieel gebaar na een klacht. Een korting die je al kent bij het factureren, hoort op de factuur zelf: artikel 5 van het KB nr. 1 noemt korting voor contante betaling en prijsverminderingen bij de verplichte vermeldingen.
Een geannuleerde bestelling of overeenkomst. De factuur is vertrokken, maar de deal gaat niet door. Je crediteert het volledige bedrag.
Een factuur naar het verkeerde bedrijf. De FOD Financiën is duidelijk: de foutief verstuurde factuur blijft ingeschreven in je boeken en btw-aangifte, en de bedragen worden rechtgezet met een verbeterend stuk, in de praktijk een creditnota.
Voor een stuk dat nooit een factuur was, heb je geen creditnota nodig. Een pro-formafactuur kun je gewoon vervangen. Pro-forma- en voorschotfacturen legt uit waar die grens ligt. En een klant die gewoon niet betaalt, is op zich geen reden voor een creditnota; wat je doet met een onbetaalde factuur beschrijft die weg.
Verplichte vermeldingen op een Belgische creditnota
Vermelding | Wat het in de praktijk betekent | Bron |
|---|---|---|
Datum en volgnummer | Een eigen nummer in een reeks die de creditnota eenduidig identificeert, ingeschreven in je boek van uitgaande facturen | KB nr. 1, art. 5 |
Gegevens van leverancier en klant | Naam, adres van de maatschappelijke zetel en btw-nummer van beide partijen, zoals op de factuur | KB nr. 1, art. 5 |
Wat je verbetert | Omschrijving en hoeveelheid van de betrokken goederen of diensten | KB nr. 1, art. 5 |
Bedragen per btw-tarief | Maatstaf van heffing, eenheidsprijs excl. btw, btw-tarief en het gecrediteerde btw-bedrag | KB nr. 1, art. 5 |
Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur | Het nummer (en in de praktijk de datum) van de factuur die je verbetert | KB nr. 1, art. 12, § 3 |
Btw-vermelding | "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht", wanneer je btw teruggeeft | KB nr. 4, art. 4, § 1, 3° |
Een kopie voor jezelf | Je bewaart een kopie van elk verbeterend stuk dat je uitreikt | KB nr. 1, art. 12, § 4 |
Gestructureerd formaat (sinds 2026) | Peppol-creditnota als de oorspronkelijke factuur een gestructureerde e-factuur was | E-facturatie-FAQ FOD Financiën |
Hoe de btw-correctie werkt
Als leverancier volg je de procedure uit het KB nr. 4: je maakt het verbeterend stuk op met het terug te geven bedrag, je schrijft het in een daarvoor gehouden register in, en in de gevallen van artikel 79 van het Btw-Wetboek bezorg je de klant een dubbel met de btw-vermelding. Artikel 5 van datzelfde KB regelt de timing: de terug te geven btw wordt verrekend met de btw die je verschuldigd bent in de aangifte over het tijdvak waarin het recht op teruggaaf ontstond. Vergeet je dat, dan kun je de correctie nog doen in een aangifte die je indient voor het einde van het derde kalenderjaar na het jaar waarin het recht ontstond.
Bij de klant draait alles om de vermelding: hij heeft de btw op de oorspronkelijke factuur afgetrokken, en de creditnota zegt hem die aftrek terug te storten, voor zover hij ze nam.
Bewaar alles: de FOD Financiën vraagt facturen, kopieën en andere stukken 10 jaar bij te houden, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking.
Creditnota's onder de verplichte Peppol-e-facturatie
Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige bedrijven die in België gevestigd zijn, gestructureerde e-facturen zijn, normaal via Peppol. Hoe Peppol werkt in België zet op een rij wie eronder valt. Over creditnota's zegt de FAQ van de FOD Financiën dat elk document dat de oorspronkelijke gestructureerde e-factuur wijzigt en er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst, zelf als gestructureerde e-factuur geldt en in hetzelfde formaat wordt uitgereikt. Creditnota's en debetnota's gaan dus ook via Peppol.
Documenttype. Peppol BIS Billing 3.0 heeft een apart creditnotabericht (UBL CreditNote), met typecode 381 "Credit note" als standaardkeuze. Andere toegelaten codes zijn 81, 83, 396 en 532.
Verwijzing. In het Peppol-schema is de verwijzing naar de vorige factuur (BillingReference) optioneel. De Belgische btw-wetgeving vraagt ze wel, dus vul ze altijd in.
Oude facturen. Een creditnota uit 2026 bij een factuur uit 2025 volgt het formaat van het origineel. Bij een pdf-factuur uit 2025 kan een pdf-creditnota in 2026 nog, als de klant ze aanvaardt, zegt de FOD Financiën; een gestructureerde creditnota kan hij niet weigeren.
Selfbilling. Peppol heeft een apart type voor selfbilling-creditnota's; een voorafgaand akkoord en de aanvaarding van elke nota blijven nodig.
Een factuur die niet voor jou is. Een bedrijf dat zo'n factuur ontvangt, weigert ze via Peppol met een Invoice Response met statuscode "RE". De afzender crediteert ze daarna.
Nagaan of een Belgisch bedrijf op Peppol zit toont hoe je checkt of een klant kan ontvangen.
Creditnota of negatieve factuur?
De Belgische btw-wetgeving spreekt van een verbeterend stuk dat verwijst naar de factuur die het verbetert. De creditnota is daar de gewone vorm van. Sommige tools maken in de plaats een nieuwe "factuur" met minbedragen. Dan vergeet je makkelijk de verwijzing en de btw-vermelding, en via Peppol krijgt de software van de klant een factuur binnen in plaats van een creditnota. Gebruik voor correcties het documenttype CreditNote.
Een negatieve regel op een gewone factuur is iets anders. Een al gefactureerd voorschot aftrekken van de eindfactuur bijvoorbeeld, hoort bij een nieuwe factuur en verbetert geen oude.
Veelgemaakte fouten
Het factuurnummer schrappen of hergebruiken. Een uitgereikte factuur blijft in je boeken. Crediteer ze en factureer opnieuw.
Geen verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Wettelijk verplicht, en net het veld waarmee de boekhouding van je klant beide stukken koppelt.
De btw-vermelding vergeten. Kijk na of je sjabloon voor creditnota's ze afdrukt.
Een pdf-creditnota bij een Peppol-factuur. Was de factuur gestructureerd, dan moet de creditnota dat ook zijn.
Het verkeerde bedrijf crediteren. Een fout ondernemingsnummer stuurt de factuur, en daarna de creditnota, naar een ander bedrijf. Controleer het KBO- en btw-nummer van de klant voor de eerste factuur; een btw-nummer controleren legt uit hoe. Bizzy toont het ondernemingsnummer en btw-nummer uit de KBO voor Belgische bedrijven en kan ze aanvullen in je CRM.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een creditnota staan? Dezelfde vermeldingen als op een factuur (datum, volgnummer, gegevens en btw-nummers van beide partijen, omschrijving, maatstaf van heffing en btw per tarief), een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en, als je btw teruggeeft, de vermelding "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht".
Is de btw-vermelding op een creditnota verplicht? Ja, wanneer de creditnota btw teruggeeft aan een klant. Ze komt uit artikel 4 van het btw-KB nr. 4 en vraagt de klant de btw terug te storten voor zover hij ze aftrok.
Moeten creditnota's via Peppol? Ja, als de oorspronkelijke factuur een gestructureerde e-factuur was. Volgens de FOD Financiën worden creditnota's en debetnota's uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
Kan ik een factuur annuleren in plaats van een creditnota te maken? Nee. Eens uitgereikt en ingeschreven blijft een factuur in je boeken. Je annuleert ze met een creditnota voor het volledige bedrag en maakt zo nodig een nieuwe factuur.
Foto: de abdijruïne van Villers-la-Ville, EmDee, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons