Het korte antwoord
Een pro forma factuur is een geprijsde voorafbeelding van een factuur: ze toont wat de klant zal betalen, maar is geen factuur voor de btw. Ze maakt geen btw opeisbaar, hoort niet in je verkoopboek en geeft de klant geen recht op aftrek. Een voorschotfactuur is wel een echte factuur. De btw op een voorschot wordt opeisbaar op het moment dat je de betaling ontvangt, en de factuur moet uiterlijk de 15de dag van de volgende maand uitgereikt zijn. De eindfactuur vermeldt de volledige prijs, trekt het voorschot af en rekent alleen btw op het saldo. Sinds 1 januari 2026 is een voorschotfactuur tussen twee Belgische btw-plichtige bedrijven een gestructureerde e-factuur via Peppol; een pro forma valt buiten die verplichting.
De regels hieronder komen uit het koninklijk besluit nr. 1 inzake btw (op Justel), de Europese btw-richtlijn, de factureringspagina van de FOD Financiën, de FAQ op einvoice.belgium.be en de documentatie van Peppol BIS Billing 3.0, gelezen op 1 oktober 2026. Dit is algemene informatie, geen fiscaal advies.
Offerte, pro forma, voorschotfactuur, factuur: vier verschillende documenten
Document | Wat het doet | Factuur voor de btw? | Btw-gevolg | Tussen Belgische btw-plichtigen sinds 2026 |
|---|---|---|---|---|
Offerte | Biedt een prijs en voorwaarden aan; de aanvaarding door de klant maakt er een overeenkomst van | Nee | Geen | Pdf of e-mail, buiten de e-facturatieverplichting |
Pro forma factuur | Toont hoe een toekomstige factuur eruit zal zien, vaak zodat de klant kan goedkeuren of vooraf betalen | Nee | Geen; de klant kan er niets op aftrekken | Pdf of e-mail, buiten de e-facturatieverplichting |
Voorschotfactuur | Factureert een betaling die ontvangen is voor de levering of de dienst | Ja | Btw opeisbaar op het ontvangen bedrag, bij ontvangst | Gestructureerde e-factuur via Peppol |
Eindfactuur | Factureert de levering en trekt de reeds gefactureerde voorschotten af | Ja | Btw alleen op het saldo | Gestructureerde e-factuur via Peppol |
Voor de eerste stap: zo schrijf je een B2B-offerte.
De pro forma factuur: waarvoor dient ze?
Geen enkele Belgische btw-tekst definieert de pro forma factuur. Haar statuut volgt uit wat de regels wel definiëren: een factuur wordt uitgereikt voor een levering, of voor een betaling die vóór de levering ontvangen is. De FOD Financiën somt precies die gevallen op bij de factureringsverplichting. Een pro forma komt vóór allebei, dus er is nog niets opeisbaar en niets te factureren.
Bedrijven gebruiken een pro forma wanneer:
de klant een formeel document nodig heeft om een aankoop goed te keuren of een budget vrij te maken;
je betaling wilt vóór je levert en de klant niet betaalt op basis van een offerte.
Drie praktische regels houden het zuiver. Zet "pro forma" duidelijk bovenaan, zodat niemand ze als aankoopfactuur inboekt. Geef ze geen nummer uit je factuurreeks: volgens het koninklijk besluit nr. 1 draagt een factuur een opeenvolgend nummer waaronder ze in je boek voor uitgaande facturen wordt ingeschreven, en daar hoort een pro forma niet in. En verwacht niet dat de klant er btw op aftrekt: de FAQ op einvoice.belgium.be stelt dat je voor de aftrek een regelmatige factuur nodig hebt, met verwijzing naar artikel 3, §1, 1° van het koninklijk besluit nr. 3.
De voorschotfactuur: wanneer wordt de btw opeisbaar?
De Europese btw-richtlijn bepaalt de regel voor vooruitbetalingen: de btw wordt opeisbaar bij ontvangst van de betaling en over het ontvangen bedrag (artikel 65). Ze verplicht ook een factuur voor elke vooruitbetaling van een ander bedrijf (artikel 220). In België legt het koninklijk besluit nr. 1 de termijn vast: wanneer de btw over het geheel of een deel van de prijs opeisbaar wordt volgens artikel 17, §1, derde lid van het Btw-Wetboek, moet de factuur uitgereikt worden uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin dat gebeurt. Die tekst geldt sinds 1 januari 2016.
In de praktijk: betaalt een klant een voorschot op 20 oktober, dan moet de voorschotfactuur er uiterlijk op 15 november zijn, en de btw op het voorschot hoort bij de periode waarin je het ontving. Veel bedrijven vragen het voorschot daarom op met een pro forma en reiken de voorschotfactuur uit zodra het geld binnen is.
Wat moet er op een voorschotfactuur staan?
Een voorschotfactuur bevat dezelfde vermeldingen als elke factuur volgens artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1, onder meer:
de uitreikingsdatum en een opeenvolgend factuurnummer;
je naam, adres en btw-nummer, en die van de klant;
de datum waarop je het voorschot ontving, als die vaststaat en verschilt van de uitreikingsdatum;
een omschrijving van de goederen of diensten waarop het voorschot slaat;
de maatstaf van heffing per btw-tarief, het tarief en het totale btw-bedrag;
in voorkomend geval de vermelding "btw verlegd" of de vrijstellingsgrond.
Voeg een verwijzing naar de offerte of bestelling toe, zoals "voorschot 30% op bestelling 2026/118". Dat is geen wettelijke vermelding, maar het helpt beide boekhoudingen.
Hoe de eindfactuur het voorschot aftrekt
Het koninklijk besluit nr. 1 regelt dit rechtstreeks: worden er voor dezelfde handeling meerdere facturen uitgereikt, dan verwijst de latere naar de vroegere, en ze mag de klant geen btw aanrekenen die al eerder aangerekend werd. De eindfactuur toont dus de volledige prijs, trekt het voorschot af met verwijzing naar het nummer van de voorschotfactuur, en berekent de btw op wat overblijft.
Een voorbeeld ter illustratie: een opdracht van 10.000 euro, btw aan 21%, voorschot van 30%.
Lijn | Voorschotfactuur | Eindfactuur |
|---|---|---|
Prijs van de opdracht excl. btw | 3.000 euro (voorschot 30%) | 10.000 euro |
Reeds gefactureerd voorschot | - | min 3.000 euro (ref. voorschotfactuur 2026/0142) |
Maatstaf van heffing | 3.000 euro | 7.000 euro |
Btw aan 21% | 630 euro | 1.470 euro |
Te betalen | 3.630 euro | 8.470 euro |
Samen rekenen de twee facturen 2.100 euro btw aan, precies 21% van 10.000 euro. Wordt de bestelling na het voorschot geannuleerd, dan schrap je de voorschotfactuur niet: je corrigeert ze met een creditnota die ernaar verwijst. Hoe een creditnota werkt in België behandelt de vermeldingen en de Peppol-kant.
Pro forma en voorschotfactuur via Peppol
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, en de FAQ op einvoice.belgium.be zegt uitdrukkelijk dat de gestructureerde e-factuur de enige wettelijk vereiste factuur is; een pdf-kopie is optioneel. Een voorschotfactuur is een factuur, dus tussen twee Belgische btw-plichtigen gaat ze via Peppol. De codelijst van Peppol BIS Billing 3.0 heeft er een eigen type voor: code 386, "Prepayment invoice". Op de eindfactuur heeft het formaat een veld voor reeds betaalde bedragen (business term BT-113) dat het te betalen bedrag verlaagt. Hoe je software de al gefactureerde btw verrekent, verschilt per pakket, dus controleer dat het btw-totaal op de eindfactuur alleen het saldo dekt.
Een pro forma is iets anders. De FAQ op einvoice.belgium.be vermeldt pro forma facturen niet, en de verplichting geldt voor facturen en de credit- of debetnota's die ze corrigeren. Een pro forma is geen van beide, en de lijst met factuurtypes van Peppol BIS heeft geen code voor een pro forma. Stuur ze als pdf. Duw ze niet als factuur door Peppol: de software van de klant zou ze dan als aankoopfactuur inboeken.
Op Peppol is het ondernemingsnummer van de klant zijn adres, dus een fout nummer stuurt de voorschotfactuur naar een ander bedrijf. Peppol in België uitgelegd behandelt de verplichting volledig, en zo check je of een bedrijf op Peppol zit toont het opzoeken. Bizzy toont het ondernemingsnummer, het btw-nummer en de rechtsvorm uit de KBO voor Belgische bedrijven en kan ze wegschrijven naar HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365, Teamleader Focus of Odoo. Of de klant überhaupt btw-plichtig is, bepaalt of Peppol van toepassing is; zie wie btw-plichtig is in België.
Welk document wanneer?
Situatie | Stuur |
|---|---|
De klant wil een prijs voor hij beslist | Offerte |
De klant heeft een formeel document nodig om goed te keuren of vooraf te betalen | Pro forma factuur, als pdf |
Je hebt een voorschot ontvangen | Voorschotfactuur, uiterlijk de 15de van de volgende maand, via Peppol als beide Belgische btw-plichtigen zijn |
De opdracht is klaar of de goederen zijn geleverd | Eindfactuur met het voorschot afgetrokken |
De bestelling wordt na een voorschot geannuleerd | Creditnota met verwijzing naar de voorschotfactuur |
Veelgestelde vragen
Is een pro forma factuur een echte factuur in België? Nee. Het is een voorafbeelding van een toekomstige factuur. Ze maakt geen btw opeisbaar en geeft de klant geen recht op aftrek.
Wanneer wordt de btw op een voorschot opeisbaar? Bij ontvangst van de betaling, over het ontvangen bedrag. De voorschotfactuur moet uitgereikt zijn uiterlijk de 15de dag van de volgende maand.
Stuur ik een pro forma via Peppol? Nee. De e-facturatieverplichting geldt voor facturen en credit- of debetnota's, en Peppol BIS kent geen documenttype voor een pro forma. Stuur ze als pdf. Voorschotfacturen tussen Belgische btw-plichtigen gaan wel via Peppol.
Hoe trek ik een voorschot af op de eindfactuur? Vermeld de volledige prijs, trek het voorschot af met verwijzing naar de voorschotfactuur, en reken alleen btw op het saldo.
Foto: de collegiale kerk Sainte-Gertrude in Nijvel, Cochon d'inde noir, CC0, via Wikimedia Commons