Offerte maken: zo schrijf je een B2B-offerte die getekend wordt, met template
Tips
Het korte antwoord
Een B2B-offerte die getekend wordt, noemt beide bedrijven precies zoals ze in de KBO staan, beschrijft de opdracht zo dat niemand ze op twee manieren kan lezen, toont de prijs exclusief btw met de btw en het totaal ernaast, en zegt hoe lang ze geldt, hoe en wanneer de klant betaalt en welke algemene voorwaarden gelden. Een deel daarvan is wettelijk verplicht: als rechtspersoon vermeldt je offerte je naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer en "RPR" met de rechtbank van je zetel (artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen), plus minstens één betaalrekening (artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht). Het btw-nummer van de klant is pas op de factuur verplicht, maar vraag het nu al: sinds 1 januari 2026 vertrekt die factuur als gestructureerde e-factuur.
De wettelijke regels hieronder komen uit de wetboeken en wetten zelf op Justel en van het e-facturatieportaal van de overheid, gelezen op 1 oktober 2026. Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.
Wat verplicht op een offerte staat, en wat alleen de factuur nodig heeft
Op een offerte gelden de algemene regels voor stukken die een bedrijf verstuurt en de regels van het contractenrecht over het aanbod. De btw-lijst van verplichte factuurvermeldingen, in artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1, geldt voor de factuur, niet voor de offerte.
Gegeven | Op de offerte | Op de factuur | Regel |
|---|---|---|---|
Je naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, "RPR" en rechtbank, e-mailadres en website als je die hebt | Verplicht voor een rechtspersoon | Verplicht | Artikel 2:20 WVV |
Minstens één betaalrekening bij een bank in de EER | Verplicht | Verplicht | Artikel III.25 WER |
Je btw-nummer; naam, adres en btw-nummer van de klant; datum en volgnummer | Goede praktijk | Verplicht | Artikel 5 KB nr. 1 |
Prijs inclusief btw | Alleen verplicht tegenover consumenten | Maatstaf, tarief en btw per tarief | Artikel VI.4 WER; KB nr. 1 |
Geldigheidsduur | Niet verplicht, maar bepaalt hoe lang je gebonden bent | - | Artikel 5.19 Burgerlijk Wetboek |
Algemene voorwaarden | Moeten de klant vóór de aanvaarding bereiken | Te laat om ze in te voeren | Artikel 5.23 Burgerlijk Wetboek |
Hoe je het nummer van een klant vindt en hoe het zich verhoudt tot het btw-nummer, lees je in het Belgische ondernemingsnummer uitgelegd.
Wanneer een offerte je bindt
Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, van kracht sinds 1 januari 2023, regelt hoe een contract tot stand komt:
Een volledige offerte is een aanbod. Een aanbod bevat alle essentiële en substantiële bestanddelen van het beoogde contract en toont de wil om gebonden te zijn bij aanvaarding (artikel 5.19). Een ruwe prijsindicatie zonder omschreven opdracht is nog geen aanbod.
Ze geldt voor de termijn die je vermeldt, of voor een redelijke termijn als je er geen vermeldt (artikel 5.19). Zet er een datum op.
Een gewijzigde aanvaarding is een nieuw aanbod. Aanvullingen, beperkingen of andere wijzigingen van essentiële bestanddelen gelden als afwijzing en desgevallend als nieuw aanbod. Stilzwijgen is geen aanvaarding, tenzij de wet, gebruiken of de omstandigheden anders zeggen (artikel 5.20).
Het contract bestaat zodra de aanvaarding jou bereikt (artikel 5.21). Daarna zijn voor wijzigingen beide partijen nodig.
Algemene voorwaarden en betalingstermijn
Algemene voorwaarden maken alleen deel uit van het contract als de klant ze effectief kende, of er minstens effectief kennis van kon nemen, en ze aanvaardde (artikel 5.23). Op de achterkant van de factuur is te laat: voeg ze bij de offerte en verwijs ernaar boven de handtekening. Verwijzen je offerte en de bestelbon van de klant elk naar hun eigen voorwaarden, dan gelden beide, behalve de bedingen die onverenigbaar zijn.
Betalingstermijn. Volgens de wet van 2 augustus 2002 over betalingsachterstand betaalt een zakelijke klant binnen 30 kalenderdagen als er niets is afgesproken, en een afgesproken termijn mag niet langer zijn dan 60 kalenderdagen; een langer beding wordt voor niet geschreven gehouden. Sinds 1 februari 2022 valt een eventuele aanvaardings- of controleprocedure binnen dat maximum. Zet de termijn op de offerte, zodat de klant hem samen met de prijs aanvaardt.
Een offerte template voor B2B
Het voorbeeld is fictief: een Gents bureau dat een nieuwe website offreert aan een zakelijke klant.
Onderdeel | Wat je schrijft | Voorbeeld |
|---|---|---|
Hoofding | "Offerte", nummer, datum, geldig tot | O-2026-0142, 1 oktober 2026, geldig tot 31 oktober 2026 |
Van | Juridische naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, RPR en rechtbank, btw-nummer, e-mail, website, IBAN | Voorbeeld Studio bv, RPR Gent |
Aan | Juridische naam van de klant zoals in de KBO, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, contactpersoon | De rechtspersoon die de factuur krijgt, niet de merknaam |
Opdracht | Het probleem in hun woorden, wat je levert, aantallen, wat niet inbegrepen is, aannames | 12 paginasjablonen, boekingsmodule, 2 feedbackrondes; copywriting niet inbegrepen |
Prijs | Lijnen exclusief btw, btw-tarief en bedrag, totaal inclusief btw, opties apart geprijsd | 8.500 euro excl. btw, btw aan 21% 1.785 euro, totaal 10.285 euro |
Planning | Start, mijlpalen, wat je van de klant nodig hebt | Lancering 10 weken na ondertekening |
Betaling | Schijven, wanneer elke schijf gefactureerd wordt, betalingstermijn | 30% bij ondertekening, 70% bij lancering, 30 dagen na factuurdatum |
Voorwaarden | Verwijzing naar je algemene voorwaarden, in bijlage | "Onze algemene voorwaarden in bijlage zijn van toepassing op deze offerte." |
Aanvaarding | Naam, functie, datum, handtekening, bestelbonnummer | Handtekeningblok of link voor e-handtekening |
De prijs presenteren: good, better, best
Hoogstens drie opties. Een basis-, een aanbevolen en een volledige versie, bijvoorbeeld 6.000, 8.500 en 12.000 euro exclusief btw, laat de klant kiezen tussen jouw voorstellen in plaats van tussen jou en een concurrent.
Verschil in inhoud, niet in korting. Elke stap hoger voegt iets toe wat de klant kan benoemen; duid aan welke optie je aanraadt.
Vermeld de btw. Zakelijke kopers vergelijken exclusief btw; toon ook de btw en het totaal, zodat de boekhouding niet hoeft te rekenen.
Geen "vanaf"-prijzen. Een prijs die afhangt van latere keuzes vraagt om discussie.
Opvolgen
Plan de opvolging wanneer je de offerte verstuurt: een korte check twee tot drie werkdagen later, met een concrete vraag over de optie of de opdracht, en een telefoontje voor de geldigheidsdatum verstrijkt. Formulering en timing vind je in hoe je een B2B-opvolgmail schrijft. Vraagt de klant wijzigingen, stuur dan een herziene offerte met een nieuw nummer: volgens artikel 5.20 zijn die wijzigingen een nieuw aanbod.
Van getekende offerte naar factuur
Voorschotten. Vraag je een betaling bij ondertekening, beslis dan of je een voorschotfactuur of een pro-formafactuur stuurt. Dat is niet hetzelfde document, zoals pro-forma- en voorschotfacturen uitlegt.
Gestructureerde e-facturen. Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, volgens het e-facturatieportaal van de overheid; in de praktijk lopen die over het Peppol-netwerk, met het ondernemingsnummer van de klant als adres. Peppol in België uitgelegd behandelt de verplichting, de boetes en de kosten.
Dezelfde gegevens van begin tot eind. Een offerte aan een handelsnaam of een oud adres neemt die fout mee naar de factuur. Zet de identiteit van de klant al bij de offerte juist. Daar helpt Bizzy: het toont van elk Belgisch bedrijf de juridische naam, rechtsvorm, het ondernemingsnummer, btw-nummer, de zetel en de vestigingseenheden uit de KBO. Met de koppelingen voor Teamleader Focus en Odoo, naast andere CRM's, vul je het bedrijfsrecord aan waarop je offertes gebouwd zijn, en kies je per veld of Bizzy alleen lege waarden invult of bestaande overschrijft. Je kunt gratis starten.
Tools om een offerte te maken
Teamleader Focus maakt offertes met je eigen logo, lettertype en kleuren, verwittigt je wanneer een klant een offerte online bekijkt, erop reageert of ze ondertekent, en zet ze in twee klikken om naar een project of factuur. Elk plan verstuurt Peppol-facturen; ontvangen en de uitgebreide offertemogelijkheden beginnen bij GROW. De prijzen zijn exclusief btw, per kwartaal of per jaar gefactureerd: zie de prijspagina van Teamleader en wat Teamleader Focus kost.
Odoo maakt offertes in de app Verkoop. CRM alleen is gratis op One App Free, maar CRM plus Verkoop zijn twee apps, en dan heb je Standard nodig: 24,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling of 31,10 euro maandelijks, exclusief btw, met een lagere prijs in het eerste jaar. Zie de prijspagina van Odoo en wat Odoo CRM kost.
Veelgestelde vragen
Is een offerte juridisch bindend in België? Ja, zodra ze alle essentiële bestanddelen van het contract bevat en de wil toont om gebonden te zijn. Ze blijft onherroepelijk gedurende de termijn die erin staat, of een redelijke termijn als er geen staat, en het contract bestaat zodra de aanvaarding jou bereikt.
Wat moet er verplicht op een offerte staan? Voor een rechtspersoon: naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, "RPR" met de rechtbank, e-mailadres en website als ze die heeft, en minstens één betaalrekening.
Moet het btw-nummer van de klant op de offerte? Niet wettelijk; op de factuur wel. Vraag het toch al bij de offerte, want de factuur heeft het nodig en het ondernemingsnummer is ook het adres voor e-facturatie.
Kan ik een offerte wijzigen nadat de klant getekend heeft? Niet op je eentje. Het contract bestaat zodra de aanvaarding jou bereikt, dus voor een wijziging heb je het akkoord van de klant nodig.
Foto: het glazen dak van de Pouhon Pierre-le-Grand in Spa, Marc Ryckaert (MJJR), CC BY 3.0, via Wikimedia Commons