Due diligence sur une société belge : une première checklist à partir de sources publiques
Conseils
La réponse courte
Avant de signer un partenariat, une lettre d'intention, un gros contrat ou un accord fournisseur avec une société belge, vous pouvez mener une première due diligence à partir de sources publiques en un après-midi. Vérifiez l'identité et la situation juridique de la société dans la BCE, sa forme juridique et ses statuts, qui sont ses administrateurs et quelles autres sociétés ils dirigent, à qui elle appartient, quatre années de comptes déposés à la Banque nationale, ses publications au Moniteur belge, toute procédure d'insolvabilité, ainsi que son statut TVA et Peppol. Les comptes doivent être déposés dans les sept mois suivant la clôture de l'exercice : un dépôt manquant est donc un signal. Le registre UBO n'est plus ouvert à tous : depuis le 17 février 2023, le public doit remplir l'une des trois conditions. Rien de tout cela ne remplace la due diligence juridique et financière menée par vos conseillers.
Les règles et les champs des registres ci-dessous proviennent du Code des sociétés et des associations sur Justel, de la BCE Public Search, de la Banque nationale, du Moniteur belge, du SPF Finances et d'einvoice.belgium.be, consultés le 1er octobre 2026. Il s'agit d'informations générales, pas d'un avis juridique ou financier.
Ce qu'est une première vérification, et ce qu'elle n'est pas
Une première vérification répond à une seule question : y a-t-il dans les sources publiques quelque chose qui devrait vous arrêter, vous ralentir ou modifier les conditions ? La due diligence juridique et financière est un autre travail : des avocats et des comptables passent en revue une data room (contrats, clauses de changement de contrôle, litiges, positions fiscales et de sécurité sociale, conditions d'emploi, engagements hors bilan, qualité des résultats), et le résultat alimente les garanties et le prix. Une vérification à partir de sources publiques vous dit si ce travail vaut la peine d'être lancé et quelles questions poser en premier. Elle ne peut pas voir ce qu'une société n'a ni déposé ni publié.
La checklist
Vérification | Source | Gratuit ou payant | Ce qu'elle vous apprend |
|---|---|---|---|
Identité et statut | BCE Public Search | Gratuit | Si elle existe, où, depuis quand, et sa situation juridique |
Forme juridique et statuts | BCE, base de données des statuts des notaires, annexes du Moniteur belge | Gratuit | Responsabilité, objet, qui peut engager la société |
Administrateurs et leurs autres mandats | Fonctions dans la BCE, Moniteur belge, comptes annuels | Gratuit par société ; les vues transversales sont payantes | Qui détient un mandat, depuis quand, et les changements récents |
Bénéficiaires effectifs (UBO) | Registre UBO, SPF Finances | Accès restreint | Les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent l'entité en dernier ressort |
Actionnaires et groupe | Registre des actions au siège, comptes annuels, Moniteur belge | Registre non public ; comptes gratuits | Actionnaires directs, filiales et participations, société mère |
Comptes déposés, quatre ans | Banque nationale, application Consult | Gratuit | Évolution des fonds propres, des dettes, de la trésorerie, des résultats et du personnel ; discipline de dépôt |
Publications au Moniteur belge | Annexes du Moniteur belge pour les personnes morales | Gratuit | Modifications du capital et des actions, changements d'administrateurs, transferts du siège, fusions, dissolution |
Insolvabilité | Situation juridique dans la BCE, Moniteur belge | Gratuit | Faillite, réorganisation judiciaire, liquidation |
TVA et Peppol | BCE, VIES, recherche Peppol | Gratuit | Assujettissement à la TVA, numéro valide, joignabilité pour la facturation électronique |
Obligation de retenue (certains secteurs) | checkobligationderetenue.be | Gratuit | Si vous devez retenir une partie d'une facture pour des dettes sociales ou fiscales |
Identité, statut et forme juridique
Commencez dans la BCE Public Search avec le numéro d'entreprise. Lisez deux champs : le Statut indique si l'entité est toujours inscrite, et la Situation juridique (Rechtstoestand) est l'endroit où apparaissent une faillite, une réorganisation ou une liquidation. La même page affiche la forme juridique, le siège et depuis quand, les unités d'établissement, les qualités comme « assujetti à la TVA » et « employeur ONSS » avec leurs dates de début, et les sociétés absorbées par celle-ci.
La forme juridique vous dit qui est responsable. Une SRL ou une SA limite la responsabilité des actionnaires ; dans une société en nom collectif ou en commandite (SNC, SComm), les associés sont responsables de manière illimitée, et les petites sociétés de personnes ne doivent pas du tout déposer de comptes. Depuis le Code de 2019, une SRL n'a plus de capital minimum ; ses fondateurs doivent la doter de capitaux propres suffisants pour l'activité envisagée (art. 5:3). Une SA a toujours besoin d'un capital d'au moins 61 500 euros (art. 7:2).
La fiche BCE renvoie vers la base de données des notaires reprenant les statuts et les pouvoirs de représentation. Lisez la clause de représentation avant toute signature : c'est elle qui détermine si un administrateur peut engager seul la société.
Les administrateurs et leurs autres mandats
La rubrique Fonctions de la BCE liste chaque administrateur, gérant et délégué à la gestion journalière en fonction, avec une date de début. Lorsqu'une société de management détient le mandat, cliquez sur son numéro et vérifiez aussi cette société. Comment trouver les administrateurs d'une société belge explique les titres et le représentant permanent.
Les autres mandats sont plus difficiles à trouver : la BCE Public Search recherche par numéro, nom, activité, autorisation et adresse, mais pas par personne, si bien que les autres sociétés d'un administrateur nécessitent une source agrégée. Cherchez les sociétés de la même personne qui ont fait faillite ou ont été radiées. La page de la BCE renvoie aussi vers le registre central des interdictions de gérer (connexion requise).
À qui elle appartient : UBO, actionnaires et groupe
Le registre UBO contient les personnes physiques derrière une société. Depuis le 17 février 2023, à la suite d'un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne, les membres du public doivent remplir l'une des trois conditions non cumulatives, tandis que les autorités compétentes et les entités assujetties comme les banques conservent leur accès. Le guide du registre UBO belge détaille ces conditions.
Le registre des actions n'est pas public non plus. Une SRL ou une SA le tient à son siège, et les titulaires de titres peuvent consulter l'intégralité du registre relatif à leur catégorie (art. 5:24 et 7:28). Lors d'une transaction, demandez-en une copie. Comment fonctionne le registre des actions belge décrit son contenu.
Les comptes annuels comblent une partie du vide : les sociétés déposent la liste de leurs participations avec le pourcentage détenu (art. 3:12), et le modèle complet, contrairement au modèle micro, comporte une section sur la structure de l'actionnariat à la clôture de l'exercice.
Quatre années de comptes déposés
L'application Consult de la Banque nationale permet à chacun de consulter les comptes annuels déposés depuis 1999. Les comptes doivent être déposés dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice (art. 3:10). Un dépôt avec plus d'un mois de retard entraîne une redevance supplémentaire de 400 à 1 200 euros, ou de 120 à 360 euros pour les petites sociétés qui utilisent les modèles plus courts (art. 3:13). Un dépôt tardif est un signal en soi.
Comparez quatre années côte à côte : fonds propres, dettes, trésorerie, résultat d'exploitation et effectif. Comment calculer l'EBITDA à partir des comptes belges indique les codes à utiliser.
Les publications au Moniteur belge
Les nominations, démissions, modifications des statuts, transferts du siège et restructurations sont publiés dans les annexes pour les personnes morales. Vous pouvez filtrer par rubrique, notamment « capital - actions », « démissions - nominations », « restructuration », « fin » (cessation, réorganisation judiciaire) et « radiation d'office ». Comment suivre les fusions et scissions en Belgique explique la piste des restructurations.
Insolvabilité, TVA et Peppol
La situation juridique dans la BCE répond par oui ou par non à la question de la faillite et de la réorganisation judiciaire ; le Moniteur belge donne le jugement, le curateur et le délai pour les créanciers. Comment vérifier si une société belge est en faillite passe les deux en revue.
Vérifiez que le numéro de TVA est validé dans VIES. Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA doivent échanger des factures électroniques structurées : vérifiez donc que la contrepartie peut les recevoir sur Peppol. Dans la construction, le béton prêt à l'emploi, le gardiennage et la viande, effectuez la vérification de l'obligation de retenue : pour un entrepreneur qui a des dettes, vous retenez 35 % de la facture HTVA pour les dettes sociales et 15 % pour les dettes fiscales.
Signaux d'alerte
Une situation juridique autre que « situation normale » dans la BCE.
Des comptes déposés en retard, ou pas du tout, pour une société tenue de déposer.
Des fonds propres en baisse pendant plusieurs années, ou négatifs.
Plusieurs changements d'administrateurs ou transferts du siège en peu de temps, ou un administrateur dont les autres sociétés ont échoué.
Une structure de groupe que personne ne sait expliquer, ou un refus de montrer le registre des actions.
Un numéro de TVA qui n'est pas validé.
La personne qui signe n'a pas de mandat dans la BCE ni selon les statuts.
Le faire pour plus d'une société
Dans Bizzy, chaque entité juridique belge a une seule fiche : forme juridique, TVA et établissements issus de la BCE, quatre années de données financières de la Banque nationale (chiffre d'affaires, marge brute, EBITDA, fonds propres, trésorerie, fonds de roulement, ETP), un onglet Administrateurs, un onglet Actionnariat avec une arborescence du groupe (sociétés mères, pourcentages, pays, filiales étrangères) et une vue des actionnaires, ainsi que les documents du Moniteur belge filtrables par type. Vista Capital Advisors, un cabinet M&A bruxellois, l'utilise pour ses listes d'acheteurs et ses études de marché. Pour les vérifications à l'entrée en relation, consultez KYC et KYB en Belgique.
Questions fréquentes
Que signifie due diligence ? Vérifier une société avant de vous engager avec elle. Une première vérification s'appuie sur des sources publiques ; la due diligence juridique et financière complète est menée par des conseillers qui ont accès aux documents internes de la société.
Puis-je voir à qui appartient une société belge ? En partie. Depuis le 17 février 2023, le registre UBO n'est ouvert au public qu'à l'une des trois conditions, et le registre des actions est tenu au siège de la société. Les comptes annuels montrent les participations et, dans le modèle complet, la structure de l'actionnariat.
Combien d'années de comptes faut-il vérifier ? Au moins quatre, pour voir l'évolution des fonds propres, des dettes, de la trésorerie et des résultats, et vérifiez les dates de dépôt : les comptes doivent être déposés au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice.
Comment savoir si une société belge est en faillite ? Lisez le champ Situation juridique dans la BCE Public Search, pas le champ Statut, puis le jugement au Moniteur belge.
Photo : le palais des Princes-Évêques à Liège, Michielverbeek, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons