Notes de crédit en Belgique : mentions obligatoires, TVA et Peppol
Conseils
La réponse courte
En Belgique, une note de crédit est le document rectificatif que vous émettez lorsqu'une facture déjà envoyée doit être réduite ou annulée : une erreur, un retour, une remise accordée après coup ou une commande annulée. L'arrêté royal n° 1 en matière de TVA (article 12) impose qu'elle fasse référence à la facture qu'elle rectifie. Lorsqu'elle restitue de la TVA au client, l'arrêté royal n° 4 (article 4) impose la mention « TVA à reverser à l'État dans la mesure où elle a été initialement déduite ». Depuis le 1er janvier 2026, une note de crédit qui rectifie une facture électronique structurée doit elle-même être structurée et envoyée via Peppol, dans le même format que l'original. Vous ne supprimez ni ne renumérotez jamais la facture d'origine : vous la rectifiez.
Sur la base des arrêtés royaux n° 1 et n° 4 en matière de TVA, de la FAQ du SPF Finances sur la facturation électronique (einvoice.belgium.be) et de la spécification Peppol BIS Billing 3.0, consultés le 1er octobre 2026. Informations générales, pas un avis fiscal.
Quand émettre une note de crédit
Une facture émise reste dans votre journal des factures sortantes ; toute modification ultérieure passe par un document distinct. Les cas les plus courants :
Une erreur sur la facture. Mauvais prix, quantité, taux de TVA ou client. Vous créditez totalement ou partiellement la facture erronée et, si nécessaire, émettez une nouvelle facture correcte.
Des marchandises retournées. Le client renvoie tout ou partie d'une livraison. Vous créditez ce qui a été retourné.
Une remise accordée après coup. Une ristourne de fin d'année ou un geste commercial après une réclamation. Une remise que vous connaissez déjà au moment de facturer figure sur la facture elle-même : l'article 5 de l'arrêté royal n° 1 range les escomptes pour paiement comptant et les réductions de prix parmi les mentions de la facture.
Une commande ou un contrat annulé. La facture a été émise, mais l'affaire ne s'est pas conclue. Vous créditez le montant total.
Une facture envoyée à la mauvaise entreprise. Le SPF Finances est explicite : la facture envoyée par erreur reste inscrite dans votre comptabilité et votre déclaration TVA, et les montants sont rectifiés au moyen d'un document rectificatif, « en pratique : une note de crédit ».
Vous n'avez pas besoin de note de crédit pour un document qui n'a jamais été une facture. Une facture pro forma, par exemple, peut simplement être remplacée. Factures pro forma et factures d'acompte explique où passe cette limite. Et un client qui ne paie tout simplement pas n'est pas, à lui seul, une raison d'émettre une note de crédit ; que faire face à une facture impayée présente la marche à suivre.
Mentions obligatoires d'une note de crédit belge
Élément | Ce que cela signifie en pratique | Source |
|---|---|---|
Date et numéro séquentiel | Un numéro propre, dans une série qui l'identifie de façon unique, inscrit dans votre journal des factures sortantes | Arrêté royal n° 1, art. 5 |
Coordonnées du fournisseur et du client | Nom, adresse du siège et numéro de TVA des deux parties, comme sur la facture | Arrêté royal n° 1, art. 5 |
Ce qui est rectifié | Description et quantité des biens ou services concernés | Arrêté royal n° 1, art. 5 |
Montants par taux de TVA | Base d'imposition, prix unitaire HTVA, taux de TVA et montant de TVA crédité | Arrêté royal n° 1, art. 5 |
Référence à la facture d'origine | Le numéro (et en pratique la date) de la facture rectifiée | Arrêté royal n° 1, art. 12, al. 3 |
Mention de reversement de la TVA | « TVA à reverser à l'État dans la mesure où elle a été initialement déduite », lorsque de la TVA est restituée | Arrêté royal n° 4, art. 4, al. 1er, 3° |
Une copie pour vos archives | Vous conservez une copie de chaque document rectificatif que vous émettez | Arrêté royal n° 1, art. 12, al. 4 |
Format structuré (depuis 2026) | Note de crédit Peppol si l'original était une facture électronique structurée | FAQ du SPF Finances sur la facturation électronique |
Le fonctionnement de la régularisation de TVA
De votre côté, en tant que fournisseur, l'arrêté royal n° 4 fixe la procédure pour récupérer la TVA : vous établissez le document rectificatif mentionnant le montant à restituer, vous l'inscrivez dans un registre tenu à cet effet et, dans les cas visés à l'article 79 du Code de la TVA, vous envoyez au client un duplicata portant la mention de reversement. L'article 5 du même arrêté fixe le moment : la TVA à restituer est imputée sur la TVA due dans la déclaration de la période au cours de laquelle le droit à restitution est né. Si vous laissez passer cette déclaration, vous pouvez encore effectuer la régularisation dans une déclaration déposée avant la fin de la troisième année civile qui suit celle au cours de laquelle le droit est né.
Du côté du client, c'est tout l'objet de la mention : il a déduit la TVA de la facture d'origine, et la note de crédit lui indique de reverser cette déduction, dans la mesure où il l'a opérée.
Conservez tout : le SPF Finances impose de conserver les factures, copies et autres documents pendant 10 ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission.
Les notes de crédit sous l'obligation de facturation électronique via Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique doivent être des factures électroniques structurées, normalement envoyées via Peppol. Le fonctionnement de Peppol en Belgique précise qui est concerné. Pour les notes de crédit, la FAQ du SPF Finances indique : « Tout document qui modifie la facture électronique structurée initiale et y fait référence de manière spécifique et non équivoque est considéré comme une facture électronique structurée et est émis dans le même format que la facture initiale. Les notes de crédit et de débit doivent donc également être envoyées via Peppol. »
Type de document. Peppol BIS Billing 3.0 prévoit un message distinct pour les notes de crédit (UBL CreditNote), avec le code de type 381 « Credit note » comme choix standard. Les autres codes autorisés sont 81, 83, 396 et 532.
Référence. Dans le schéma Peppol, la référence à la facture précédente (BillingReference) est facultative. La législation belge en matière de TVA impose cette référence : remplissez-la donc à chaque fois.
Anciennes factures. Une note de crédit de 2026 portant sur une facture de 2025 suit le format de l'original. Pour une facture PDF de 2025, le SPF Finances indique qu'une note de crédit en PDF reste possible en 2026 si le client l'accepte ; une note de crédit structurée ne peut pas être refusée.
Autofacturation. Peppol prévoit un type distinct de note de crédit en autofacturation ; un accord préalable et l'acceptation de chaque document restent requis.
Réception d'une facture qui ne vous est pas destinée. Une entreprise qui reçoit une facture qui ne lui est pas destinée doit la rejeter via Peppol au moyen d'une Invoice Response, avec le code de statut « RE ». L'expéditeur la crédite ensuite.
Comment vérifier si une entreprise belge est sur Peppol montre comment s'assurer qu'un client peut recevoir des factures.
Note de crédit ou facture négative ?
La législation belge en matière de TVA parle d'un document rectificatif qui fait référence à la facture qu'il rectifie. La note de crédit en est la forme standard. Certains outils émettent plutôt une nouvelle « facture » avec des montants négatifs. On oublie alors facilement la référence et la mention de reversement, et sur Peppol, le logiciel du client reçoit une facture plutôt qu'une note de crédit. Utilisez le type de document CreditNote pour les rectifications.
Une ligne négative sur une facture ordinaire, c'est autre chose. Déduire d'une facture finale un acompte déjà facturé, par exemple, fait partie d'une nouvelle facture et ne rectifie pas une ancienne.
Erreurs fréquentes
Supprimer ou réutiliser le numéro de facture. Une facture émise reste dans votre comptabilité. Créditez-la, puis émettez-en une nouvelle.
Aucune référence à la facture d'origine. Elle est exigée par la loi, et c'est le champ que la comptabilité de votre client utilise pour rapprocher les deux documents.
Oublier la mention de reversement de la TVA. Vérifiez que votre modèle de note de crédit l'imprime.
Une note de crédit en PDF pour une facture Peppol. Si la facture était structurée, la note de crédit doit l'être aussi.
Créditer la mauvaise entreprise. Un numéro d'entreprise erroné achemine la facture, puis la note de crédit, vers une autre entreprise. Vérifiez le numéro BCE et le numéro de TVA du client avant la première facture ; comment vérifier un numéro de TVA vous explique comment faire. Bizzy affiche le numéro d'entreprise et le numéro de TVA issus de la BCE pour les entreprises belges et peut les compléter dans votre CRM.
Questions fréquentes
Que doit contenir une note de crédit en Belgique ? Les mêmes mentions qu'une facture (date, numéro séquentiel, coordonnées et numéros de TVA des deux parties, description, base d'imposition et TVA par taux), une référence à la facture d'origine et, lorsque de la TVA est restituée, la mention « TVA à reverser à l'État dans la mesure où elle a été initialement déduite ».
La mention TVA sur une note de crédit est-elle obligatoire ? Oui, lorsque la note de crédit restitue de la TVA à un client. Elle découle de l'article 4 de l'arrêté royal n° 4 en matière de TVA et indique au client qu'il doit reverser la TVA dans la mesure où il l'a déduite.
Les notes de crédit doivent-elles passer par Peppol ? Oui, lorsque la facture d'origine était une facture électronique structurée. Le SPF Finances précise que les notes de crédit et de débit sont émises dans le même format que la facture initiale.
Puis-je annuler une facture au lieu d'émettre une note de crédit ? Non. Une fois émise et inscrite, une facture reste dans votre comptabilité. Vous l'annulez par une note de crédit portant sur le montant total et émettez une nouvelle facture si nécessaire.
Photo : les ruines de l'abbaye de Villers-la-Ville, EmDee, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons