Het korte antwoord
Het RSZ-nummer is het nummer waaronder een onderneming als werkgever geregistreerd staat bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Een bedrijf krijgt het pas wanneer het personeel aanwerft. Het is dus niet hetzelfde als het ondernemingsnummer, dat elke onderneming in de KBO heeft. Het RSZ-nummer van een bedrijf zoek je op in het Werkgeversrepertorium op socialsecurity.be. Wil je alleen weten of een bedrijf werkgever is, dan volstaat de KBO: daar staat "Werkgever RSZ" bij de hoedanigheden.
Het RSZ-nummer identificeert een werkgever bij de RSZ
De RSZ int de sociale bijdragen van werkgevers en werknemers. Om elke aangifte aan de juiste werkgever te koppelen, krijgt elke werkgever een eigen inschrijvingsnummer. Je hoort het ook als werkgeversnummer, RSZ-inschrijvingsnummer of RSZ-identificatienummer. Het gaat telkens om hetzelfde nummer.
Het nummer hoort bij de hoedanigheid van werkgever. Wie voor het eerst één of meer werknemers aanwerft, moet dat aan de RSZ melden. Dat geldt voor een natuurlijke persoon, een vennootschap, een vzw of een openbaar bestuur. Een onderneming zonder werknemers heeft geen RSZ-nummer.
Een volledig RSZ-nummer telt 12 cijfers
Volgens de uitleg over Belgische identificatienummers op het portaal van de sociale zekerheid bestaat het RSZ-nummer uit drie delen:
een kengetal van 3 cijfers;
het eigenlijke inschrijvingsnummer van 7 cijfers;
een controlegetal van 2 cijfers.
In de praktijk zie je vaak een kortere vorm. De onlinedienst Dimona vraagt een definitief RSZ-nummer van 8 cijfers, zonder punten of streepjes. Je typt dus 12345678 en niet 123-456.78. Een voorlopig RSZ-nummer begint met 51 en telt 10 cijfers. Welke vorm je tegenkomt, hangt af van het document of de toepassing.
Een bedrijf krijgt zijn RSZ-nummer bij de eerste aanwerving
Een nieuwe werkgever identificeert zich bij de RSZ via WIDE, de onlinedienst voor werkgeveridentificatie op socialsecurity.be. De onderneming moet daarvoor al een ondernemingsnummer in de KBO hebben. Zo verloopt het:
Bij de aanvraag in WIDE krijgt de werkgever een voorlopig nummer in de vorm 51.xxx.xxx-xx. Dat nummer gebruikt hij voor de Dimona, de melding van in- en uitdiensttreding.
Na verwerking stuurt de RSZ een bevestiging met het definitieve RSZ-nummer, de NACE-code, de toegekende werkgeverscategorie en enkele andere codes. Die bevestiging komt in de e-Box Enterprise of per post.
De RSZ neemt de werkgever op in het Werkgeversrepertorium en registreert de hoedanigheid van werkgever ook in de KBO.
Alleen een werkgever die in het Werkgeversrepertorium staat, kan een Dimona of een DmfA indienen. De DmfA is de kwartaalaangifte met de lonen en prestaties van de werknemers.
Zonder personeel kan het RSZ-nummer vervallen
Een werkgever die een volledig kwartaal geen personeel heeft, moet dat aan de RSZ laten weten. Een correcte Dimona OUT voor de laatste werknemer volstaat. Stopt de werkgever helemaal, of verwacht hij minstens twee volledige kwartalen geen personeel, dan vraagt hij de stopzetting aan via WIDE. Het RSZ-nummer wordt dan stopgezet, en ook de hoedanigheid van werkgever in de KBO. De RSZ neemt zelf contact op met werkgevers die vier kwartalen na elkaar geen aangifte indienen.
Voor wie de KBO raadpleegt, betekent dat: "Werkgever RSZ" zegt dat een bedrijf als werkgever geregistreerd is. Hoeveel mensen er werken, lees je er niet uit.
Het RSZ-nummer is niet hetzelfde als het ondernemingsnummer
Overheden identificeren werkgevers op basis van het ondernemingsnummer uit de KBO. Het RSZ-nummer bestaat daarnaast en is eraan gekoppeld. Vier nummers worden vaak door elkaar gehaald:
Nummer | Wie heeft het | Formaat | Waar vind je het |
|---|---|---|---|
RSZ-nummer | Ondernemingen met personeel | 12 cijfers in volledige vorm; Dimona vraagt 8 cijfers, een voorlopig nummer telt 10 cijfers en begint met 51 | Werkgeversrepertorium, bevestiging van de RSZ, je sociaal secretariaat |
Ondernemingsnummer | Elke onderneming in de KBO | 10 cijfers, begint met 0 of (sinds september 2023) met 1 | KBO Public Search |
Btw-nummer | Ondernemingen met een btw-plichtige activiteit | BE gevolgd door het ondernemingsnummer | Facturen, website van het bedrijf, VIES |
Rijksregisternummer | Natuurlijke personen die in België wonen | 11 cijfers: geboortedatum, volgnummer, controlegetal | Elektronische identiteitskaart |
Het rijksregisternummer hoort bij een persoon, niet bij een bedrijf. Binnen de sociale zekerheid heet het persoonsnummer INSZ. Voor inwoners van België is het INSZ gelijk aan het rijksregisternummer. Meer over het ondernemingsnummer lees je in ondernemingsnummer opzoeken, en over het btw-nummer in btw-nummer controleren.
Zo zoek je het RSZ-nummer van een bedrijf op
Stap 1: zoek het ondernemingsnummer
Ken je alleen de naam, zoek dan eerst het bedrijf op in KBO Public Search. Daar vind je het ondernemingsnummer, de zetel en de vestigingseenheden. In onderneming opzoeken in de KBO lees je hoe dat werkt.
Stap 2: kijk in de KBO of het bedrijf werkgever is
Scroll op de KBO-fiche naar het blok "Hoedanigheden". Staat daar "Werkgever RSZ" met een begindatum, dan is het bedrijf als werkgever geregistreerd. Lager op de fiche zie je ook de "RSZ-activiteiten", de NACE-code die de RSZ aan het bedrijf toekende. Het RSZ-nummer zelf staat niet op de KBO-fiche. Staat er geen "Werkgever RSZ", dan is er wellicht ook geen RSZ-nummer om te vinden.
Stap 3: zoek in het Werkgeversrepertorium
Open het Werkgeversrepertorium op socialsecurity.be en kies "Consulteren". Je zoekt op RSZ-nummer, ondernemingsnummer, naam of adres. De niet-beveiligde versie toont de laatste situatie van de publieke gegevens van de werkgever. De beveiligde versie toont meer, maar is enkel voor de werkgever zelf en zijn mandataris.
Stap 4: gaat het om je eigen nummer, kijk dan in je eigen documenten
Als werkgever vind je het definitieve RSZ-nummer in de bevestiging van de RSZ in je e-Box Enterprise. Je sociaal secretariaat heeft het ook. Als werknemer vraag je het aan HR of aan het sociaal secretariaat van je werkgever. Welke gegevens op een loonbrief moeten staan, verschilt per paritair comité, dus het nummer staat niet altijd op dezelfde plek.
Voor sales en inkoop is "Werkgever RSZ" een bruikbaar signaal
Werk je met lijsten van bedrijven, dan vertelt het RSZ-statuut je of een bedrijf personeel heeft. Dat scheidt de eenmanszaak van de kmo met een ploeg. Voor de omvang kijk je naar de sociale balans in de jaarrekening. Het paritair comité vertelt je welk soort personeel er werkt: arbeiders, bedienden of beide. In Bizzy zie je per bedrijf het paritair comité en de personeelsomvang uit de neergelegde jaarrekening.
Veelgestelde vragen
Is het RSZ-nummer openbaar?
Ja, in beperkte mate. Het niet-beveiligde Werkgeversrepertorium op socialsecurity.be toont de publieke gegevens van elke werkgever. Je kunt er zoeken op naam, adres, ondernemingsnummer of RSZ-nummer.
Heeft elke onderneming een RSZ-nummer?
Nee. Alleen ondernemingen die als werkgever bij de RSZ geïdentificeerd zijn, hebben er een. Elke onderneming heeft wel een ondernemingsnummer in de KBO.
Staat het RSZ-nummer in de KBO?
Het statuut wel, het nummer niet. KBO Public Search toont "Werkgever RSZ" bij de hoedanigheden, met de datum vanaf wanneer. Voor het nummer zelf ga je naar het Werkgeversrepertorium.
Wat is een voorlopig RSZ-nummer?
Dat is het nummer dat WIDE toekent bij de aanvraag tot identificatie als werkgever. Het begint met 51 en telt 10 cijfers. De werkgever gebruikt het voor de Dimona tot de RSZ het definitieve nummer toekent.
Wat is het verschil tussen het RSZ-nummer en het INSZ?
Het RSZ-nummer identificeert een werkgever. Het INSZ identificeert een persoon binnen de sociale zekerheid. Voor inwoners van België is het INSZ gelijk aan het rijksregisternummer, voor niet-inwoners is het hun nummer in het BIS-register.
Wat gebeurt er met het RSZ-nummer als een bedrijf geen personeel meer heeft?
Wie een kwartaal zonder personeel zit, meldt dat via een Dimona OUT voor de laatste werknemer. Bij een stopzetting of een verwachte periode van minstens twee kwartalen zonder personeel vraagt de werkgever de stopzetting aan via WIDE. Dan vervalt het RSZ-nummer en verdwijnt "Werkgever RSZ" uit de KBO.